Comment planifier efficacement l’horaire de vos employés

Pourquoi la planification est-elle difficile dans une entreprise de services?

Les horaires de bureau se répètent chaque semaine. Les horaires terrain changent tous les jours. Les jobs durent plus longtemps que prévu, les clients annulent, les appels d’urgence entrent, et chaque changement affecte le reste de la journée. La plupart des problèmes viennent de quatre choses:

• La mauvaise personne sur la job: quelqu’un qui n’a pas la compétence ou le permis requis.
• Trop de route: des jobs réservées par plage horaire plutôt que par emplacement.
• Aucune marge pour les imprévus: une job qui s’étire repousse tous les rendez-vous suivants.
• Des changements qui ne se rendent pas à l’équipe: le bureau met le tableau blanc à jour, mais le technicien est déjà sur la route.

Données Plannit 34% des jobs planifiées sont déplacées au moins une fois avant le jour prévu.

Étape 1: Associez chaque job aux bonnes compétences

Avant de regarder le calendrier, notez ce que la job exige: le métier, tout permis nécessaire (par exemple, les travaux au gaz doivent être faits par un technicien en gaz certifié), l’équipement, et s’il faut une seule personne ou une équipe. Planifiez ensuite à partir des personnes qualifiées. Vous évitez ainsi les retours causés par l’envoi du mauvais technicien.

Étape 2: Regroupez les jobs par secteur

Réservez la journée de chaque technicien dans un seul secteur plutôt qu’aux quatre coins de la ville. Les allers-retours remplissent la journée sans rien rapporter. En hiver, prévoyez plus de temps de déplacement. Un trajet de 20 minutes en juillet peut en prendre 45 après une tempête de neige.

Étape 3: Estimez la durée des jobs à partir de vraies données

Ne devinez pas combien de temps une job va prendre. Regardez combien de temps des jobs semblables ont réellement pris. Si l’entretien d’une fournaise prend en moyenne 75 minutes, ne le réservez pas pour 60. Ce sont des estimations justes qui gardent le reste de la journée sur les rails.

Étape 4: Gardez du temps pour les urgences

Si vous faites des travaux d’urgence (pas de chauffage, tuyaux éclatés, dommages causés par une tempête), réservez du temps chaque jour pour ces appels. Ça peut être une plage libre en après-midi ou un technicien en disponibilité. Les urgences sont plus payantes et fidélisent vos clients, mais seulement si quelqu’un est disponible pour les prendre.

Étape 5: Publiez l’horaire tôt, et connaissez les règles

Votre équipe a besoin de temps pour organiser sa vie, et dans certaines provinces, la loi l’exige:

• Québec: Un employé peut refuser de travailler s’il n’a pas été informé de son horaire au moins 5 jours à l’avance. Il existe des exceptions, comme la prolongation d’une seule journée ou des situations où des vies ou des biens sont en danger. Les employés peuvent aussi refuser de travailler plus de 2 heures au-delà de leurs heures habituelles, plus de 14 heures par période de 24 heures ou plus de 50 heures par semaine (CNESST).
• Ontario: Les employés doivent généralement avoir 11 heures consécutives de repos par jour, une pause-repas de 30 minutes après 5 heures de travail, et être payés en heures supplémentaires après 44 heures par semaine (Guide de la LNE de l’Ontario).

Les règles varient selon la province et le secteur. Au Québec, par exemple, les travaux de construction sont encadrés par des conventions collectives sectorielles. Vérifiez ce qui s’applique à votre entreprise.

Étape 6: Utilisez un seul horaire à jour

Les tableaux blancs, les calendriers papier et les conversations de groupe deviennent périmés dès que quelque chose change. Avec un horaire numérique partagé que les techniciens consultent sur leur téléphone, quand une job est déplacée, le technicien le sait tout de suite, et le client aussi.

Comment Plannit s’en occupe

Dans Plannit, vous glissez les jobs dans le calendrier de chaque technicien et voyez ses compétences, son emplacement et ses heures au fur et à mesure. Les techniciens reçoivent leur horaire sur leur téléphone, pointent avec la pointeuse et voient les changements dès qu’ils sont faits. Les clients reçoivent des rappels automatiques en français ou en anglais, et les soumissions approuvées deviennent automatiquement des jobs planifiées.

Sources: CNESST, Droit de refuser de faire des heures supplémentaires · Gouvernement de l’Ontario, Votre guide de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi: Heures de travail